Suatu hari ada beberapa teman yang bertanya pada saya.
Teman 1 : Berapa sih porsi catering yang harus dipersiapkan untuk resepsi?
Teman 2 : Kalo undangan 500, apa kita harus siapin souvenir 500 juga?
Saya bukan wedding planner kawan, tapi hasil diskusi dengan vendor catering, membuat saya sukses membuat formula/rumus untuk dikonsumsi sendiri tentang perbandingan jumlah undangan, jumlah porsi makan tamu, dan jumlah souvenir. Ini menjadi concern yang terpenting buat para capeng, mengindari over budget namun tidak malu karena kehabisan makanan/souvenir.
Satu saran saya, walaupun bride/groom-to be meng-hire sebuah catering vendor, jangan hanya menyerahkan apa adanya kepada vendor tanpa adanya pengawasan sama sekali. Harus ada salah satu yang ditugaskan untuk menjadi PIC atau bisa bride/groom-to-be sendiri yang melakukan pengawasan terhadap vendor yang ada.
Pesta pernikahan yang diadakan pagi/siang dan sore/malam hari ternyata lumayan berpengaruh terhadap mood atau kondisi tamu. Mengutip dari perkataan seorang owner vendor wedding planner, pesta pernikahan malam hari lebih baik dibanding dengan pagi/siang hari. Alasannya memang masuk akal sih. Siang hari adalah waktu untuk makan siang, jadi semua tamu akan makan siang. Sedangkan malam hari, ada sekian persen yang memilih tidak makan terlalu banyak atau tidak mengulangi makan menu yang sama dikarenakan diet atau sudah makan sebelumnya. Baru ngeh banget tentang ini. Meskipun begitu, kita tetap tidak boleh terpaku pada pendapat yang tidak berasaskan pada undang-undang tak tertulis ini loh yaaa hehehe 😀
Back to formula yang saya rancang untuk pesta pernikahan saya sendiri, adalah di bawah ini:
1. Undangan & Souvenir
>> Jumlah Undangan < Jumlah Souvenir
>> Jumlah Souvenir = 1,5 x Jumlah Undangan
Alasan : Pada umumnya souvenir disediakan berbanding lurus dengan jumlah undangan. Namun kebanyakan dari capeng, tidak hanya menyediakan undangan perorangan, tapi juga undangan group. Contoh, rekan kerja di kantor, teman semasa kuliah, atau teman-teman nongkrong2 cantik. Dengan adanya undangan group ini, ngga mungkin kita menyiapkan jumlah souvenir = jumlah undangan. Saya mengalokasikan peserta group sebanyak 20 orang mengingat kondisi kantor saya dan calon suami tidak di kota yang sama dengan kota diadakannya resepsi. Alokasikan 30 orang untuk group yang kebanyakan tinggal di kota yg sama dengan kota diadakannya resepsi.
2. Undangan dan porsi catering
>> Porsi Buffet (Catering) = 2,5 x Jumlah Undangan
>> Porsi Gubug (Catering) = Porsi Buffet + 100
Alasan :
“2x jumlah undangan” memang sudah umum, tapi hati-hati, seringkali seorang tamu tidak hanya membawa pasangannya namun juga anak nya. Saya menggunakan 2,5 sebagai variabel pengali makanan buffet (prasmanan). Selain prasmanan, tersedia juga makanan stal/gubukan.
Berdasarkan pengalaman pribadi dan pengamatan di berbagai acara resepsi yang saya datangi, sekitar 70% tamu undangan memilih makanan gubukan untuk dikonsumsi terlebih dahulu dan ada probabilitas mereka akan mengulangi kembali mengambil makanan gubukan jenis yang lain, 30% nya mengambil buffet terlebih dahulu entah dikarenakan malas mengantri makanan gubukan atau memang lebih menyukai makan buffet. Oleh karena itu, hindari menyediakan makanan gubukan dengan porsi yang lebih kecil dari makanan buffet.
Hasilnya?
1. Souvenir saya berlebih, untuk kemudian dibagikan kepada orang-orang dan panitia yang membantu jalannya acara saya, baik perias, among tamu, buku tamu, dan tukang masak di rumah sebagai tanda terima-kasih (tidak termasuk fee untuk pegawai tertentu seperti tukang masak di rumah, perias dst).
2. Makanan juga berlebih, saya masih bisa alokasikan makanan untuk orang-orang di rumah, keluarga dan kerabat. (Soal cita rasa akan di review pada postingan khusu wedding review catering.)
Berkah Catering
Catering Prasmanan